net

Néhány tipp e-mailezéssel kapcsolatban:

A barátokkal, egyszerű, már ismernek. De mi a helyzet az új kapcsolatokkal, a nem magánjellegű e-mailekkel? Ahogy a személyes érintkezésnek, úgy ennek is megvannak a maga szabályai.

Dale Carnegie is megmondta: mindössze négy dolog van, ahogyan kapcsolatba lépünk a világgal - amit teszünk, ahogy kinézünk, amit mondunk, és ahogy mondjuk.

Az e-mailek pedig tartalmazzák azt, amit mondunk, és nagy mértékben azt is, ahogyan. Ráadásul nehezített terep: nem látjuk a másik személyt, gyakran fogalmunk sincs róla, mire hogyan reagálna, egyáltalán, milyen ember is az, aki a levelünket olvassa.

Összegyűjtöttük a 9 legfontosabb szabályt az e-mailezéssel kapcsolatban, hogy te is jó benyomást tehess a kommunikációidon keresztül.

1. Tárgy mező

Ez az ablak a leveledhez, és gyakran ezen múlik, egyáltalán kinyitják-e. Figyelj arra, hogy valóban azt írd ide, amiről a leveled szól. Elírások, csupa nagybetűk, véletlenül beírt szóközök azt a benyomást adhatják, hogy kéretlen tömeglevelet küldtél.

2. Hangnem

Nem szabad eleve azt feltételezni, hogy az e-mail természeténél fogva megengedi a közvetlen, baráti hangnemet. Ha ismeretlen embernek írsz, pláne hivatalos, vagy munka ügyben, legalább az elején illik betartani a formaságokat. Csak az idő múlásával, és az illetővel váltott levelek számával derülhet ki, lehet-e kötetlenebb hangnemre váltani. Mindig úgy kommunikálj, mintha a céges levélpapíron írnál – az mit bír el? Ezeken az apróságokon múlik egy cég vagy egy márka megítélése.

3. Megszólítás

Először kezdd a legudvariasabb módon, például Tisztelt Kovács János! Ha nő a megszólított, írhatod azt is, hogy „Kedves …”, de mindig írd ki a teljes nevét. Ha a válaszlevélben már csak a keresztnevét írja alá, akkor érezheted magad feljogosítva, hogy legközelebb te is így szólítsd meg. A legtöbben az üzleti életben sem bánják, ha a keresztnevükön szólítják őket, de mégis furcsán bizalmaskodónak tűnik, ha egyből így indítasz.

4. A feladó

Mivel magadnak állítod be, mit ír a feladóhoz az általad küldött e-mail, fontos, hogy rendesen írd ki a neved. Ha csak a keresztnevedet használod, nézhetik spam-nek, esetleg azt gondolják, ez egy magánlevelezés. Keltheti azt a látszatot is, hogy valami titkolnivalód van, vagy nem ismered a levelezőprogram beállításait – egyik sem jó ajánlólevél. A neved ne írd csupa kisbetűvel, vagy csupa naggyal, ez szegényes iskolázottságra utalhat, vagy arra, hogy nem vagy túl jártas a számítógép-használatban.

5. A címzett

A titkos másolatot akkor használd, ha emberek egy olyan csoportjának küldesz levelet, akik nem ismerik egymást. Ez fontos, hiszen ha mindenki megkap egy kilométeres címlistát, az nem csak annak kellemetlen, akinek a tudtán kívül megosztottad a címét, de rád sem vet jó fényt: vajon mennyire tiszteled mások személyes információit?

A másolatot kap mezőbe csak akkor írd a címet, ha tudod, hogy a felek ismerik egymást, vagy logikus a levelezésből, hogy egy felettes vagy kolléga is értesülni fog az információkról. Ha nem vagy biztos benne, hogy örülne neki a „másolt” személy, előbb kérdezd meg!

A válasz mindenkinek gombot előszeretettel nyomkodják a munkahelyeken. Ez fölösleges levélforgalmat hoz létre, úgyhogy figyelj oda, hogy csak akkor használd, ha valóban minden érintettnek szüksége van az információra.

6. A formázás

Teljesen felesleges. A legkínosabbak az úgynevezett levélpapírok – még szolid céges kivitelben is érthetetlenek, a kiskacsás szélű, vagy naplementés aljú pedig végképp amatőr képet fest rólad, hacsak nem a legközelebbi barátaiddal levelezel.

A szöveg formázását azért érdemes elkerülni, mert könnyen a spam-kukába kerülhet a leveled, ha más betűtípust használsz, vagy kivastagítasz benne részeket. Ráadásul a címzettnek esetleg nincs meg az a betűtípusa, vagy máshogy konfigurált a levelezés megjelenítése, így előfordulhat, hogy olvashatatlanná válik a leveled. Maradj a program által megadott klasszikus beállításoknál.

7. Csatolások

Szerinted a potenciális üzletfélnek mi suhan át az agyán, amikor meglátja, hogy egy könnyű húszmegás power point prezentációt csatoltál a leveledhez, ami vagy órák alatt töltődik le, vagy lefagyasztja a programját, esetleg elfoglalja a levelezési tárhelyét? Pontosan. Figyelj arra, hogy a csatolmányaid gyorsan letöltődő, egyszerűen kezelhető dokumentumok legyenek, és ne tételezd fel, hogy a fogadó fél rendelkezik a csatolt anyag megnyitásához szükséges programmal. Ha nagyobb fájlt kell küldened, az e-mail etikett úgy diktálja, hogy kérdezz rá előre a címzettnél, tudja-e fogadni, mikor a legalkalmasabb számára, és rendelkezik-e a megnyitásához szükséges szoftverrel.

8. Hogyan válaszolj?

Nem udvarias dolog kitúrni egy előző levelet attól, akinek épp írni szeretnél, és egyszerűen megnyomni a válasz gombot. Így a tárgy teljesen másra vonatkozik, és látni fogják, hogy egyrészt nincsenek a címjegyzékedben (vagy nem tudod, hogy is kell azt használni), másrészt, hogy lusta vagy kimásolni a címüket, és beilleszteni egy új levélbe.

Ha már több levelet váltottatok, vedd a fáradtságot, és minden alkalommal töröld ki a kilométer hosszú levél aljáról a már nem oda vonatkozó üzeneteket. Érdemes a különböző kérdéseket és válaszokat pontokba szedni, így biztos, hogy mindenre választ kapsz, te is jobban oda tudsz figyelni a saját válaszaidra, és jóval áttekinthetőbbé teszi a kommunikációt.

9. Az aláírás

Ami ez estben a levél alján mindenkor látható adathalmaz. Legyen rövid, csak a legszükségesebbeket tartalmazza: cég neve, weboldal címe, telefonszám, esetleg a cég szlogenje. Ne itt reklámozd a legújabb terméked vagy szolgáltatásod, és ne sorold fel összes vívmányaid, mert ez nem vet rád jó fényt. Ráadásul, ha több levelet váltotok, minden egyes alkalommal látni fogja a címzett, és igen unalmas lesz számára egy idő után. A weboldaladon minden információt megtalál, ha érdekli, az pont arra való.

Forrás: nana.hu